การจัดการข้อมูลการเบิกจ่ายงบประมาณในการแสดง สถานะทางการเงินเพื่อการบริหารงบประมาณโครงการ

Abstract

สำนักศิลปะและวัฒนธรรม เป็นหน่วยงานสนับสนุนของมหาวิทยาลัยราชภัฏสวนสุนันทา มีภาระหน้าที่ตามพระราชบัญญัติ คือ “ทะนุบำรุงศิลปะและวัฒนธรรม เสริมสร้างความรู้ความเข้าใจในคุณค่า ความสำนึก และความภูมิใจในวัฒนธรรมของท้องถิ่นและชาติ” โดยมีภารกิจหลักตามพระราชบัญญัติมหาวิทยาลัยราชภัฏ พ.ศ. 2545 และนโยบายของมหาวิทยาลัย ตามพันธกิจหลักของหน่วยงาน ได้แก่ (1) อนุรักษ์ สืบสาน เผยแพร่ และพัฒนาศิลปวัฒนธรรมรัตนโกสินทร์สู่สากล (2) ให้บริการวิชาการด้านศิลปวัฒนธรรมรัตนโกสินทร์ และ (3) พัฒนาฐานข้อมูลสารสนเทศด้านศิลปวัฒนธรรมรัตนโกสินทร์บนฐานของผลงานวิจัย มีโครงสร้างการบริหารงาน 4 ฝ่าย คือ (1) ฝ่ายบริหารงานทั่วไป (2) ฝ่ายแผนงานและประกันคุณภาพ (3) ฝ่ายอนุรักษ์ พัฒนา และทำนุบำรุงศิลปวัฒนธรรม (4) ฝ่ายวิจัย พัฒนา และความร่วมมือทางศิลปวัฒนธรรม บริหารงานโดยผู้อำนวยการสำนักศิลปะและวัฒนธรรม มีวิสัยทัศน์ คือ แหล่งการเรียนรู้ทางศิลปวัฒนธรรมรัตนโกสินทร์เพื่อปวงชน (สำนักศิลปะและวัฒนธรรม, 2560, หน้า 2 – 5) การดำเนินงานของสำนักศิลปะและวัฒนธรรมที่ผ่านมา สำนักฯ จะได้รับงบประมาณจัดสรรสำหรับการบริหารจัดการและงานให้เป็นไปตามภารกิจที่ได้รับมอบหมายจากมหาวิทยาลัยราชภัฏสวนสุนันทาเป็นประจำทุกปีงบประมาณ โดยฝ่ายงานที่เป็นผู้รับผิดชอบปฏิบัติการเกี่ยวกับการวางแผนและบริหารงบประมาณให้เป็นไปตามนโยบายของมหาวิทยาลัย ซึ่งมีตัวชี้วัดกำกับผลการดำเนินงาน คือ ร้อยละของการบรรลุตามตัวชี้วัดของแผนปฏิบัติการ การปฏิบัติงานแผนและงบประมาณจึงเป็นงานที่มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการบริหารงานของหน่วยงานเพื่อให้บรรลุตามเป้าหมายของมหาวิทยาลัยกำหนด สำหรับผลการปฏิบัติงานของงานแผนและงบประมาณที่ผ่านมา งานแผนงานและงบประมาณจะดำเนินการสรุปผลการใช้จ่ายงบประมาณโครงการประจำปี และนำเข้าที่ประชุมบุคลากรสำนักศิลปะและวัฒนธรรมเป็นประจำทุกเดือน เพื่อชี้แจ้งผลการใช้จ่ายงบประมาณโครงการประจำเดือน ติดตาม และเร่งรัดผลการดำเนินงานโครงการประจำปีให้เป็นไปตามแผนปฏิบัติการที่กำหนด โดยการปฏิบัติงานแผนและงบประมาณมหาวิทยาลัยได้มีระบบงานงบประมาณสนับสนุน คือ ระบบ ERP ซึ่งเป็นระบบสนับสนุนที่คลอบคลุมงานแผนและงบประมาณที่ใช้ทั่วทั้งหน่วยงานภายในมหาวิทยาลัย อย่างไรก็ตาม การรายงานผลการใช้จ่ายงบประมาณจากระบบ ERP เป็นการรายงานผลที่มีแบบฟอร์มที่ชัดเจนและละเอียดเป็นอย่างยิ่ง แต่กลับมีความยุ่งยากมากต่อการสรุปความของผู้ที่ไม่ได้ใช้ระบบที่ได้พิจารณารายงาน นอกจากนี้ยังมีคำเฉพาะที่เป็นคำศัพท์ของงานด้านแผนและงบประมาณที่อาจสร้างความสงสัยเกิดขึ้นได้ อาทิเช่น ผลผลิต กิจกรรม กิจกรรมย่อย กิจกรรมของหน่วยปฏิบัติการ กองทุน หมวดรายจ่าย งบดำเนินงาน งบลงทุน ค่าใช้สอย ค่าตอบแทนวิทยากร ค่าวัสดุ เป็นต้น โดยการรายงานผลการใช้จ่ายงบประมาณของระบบในแต่ละเดือนทำให้ต้องใช้กระดาษ A4 จำนวนมากกว่า 10 หน้าขึ้นไป และเมื่อผู้บริหารมีความต้องการที่จะทราบสถานะการเงินในปัจจุบันเพื่อที่จะบริหารโครงการระหว่างปี ทำให้ผู้ปฏิบัติไม่สามารถวิเคราะห์ สรุปผล และรายงานได้ในทันที ดังนั้น ผู้ศึกษาในฐานะที่เป็นผู้ปฏิบัติงานในระดับปฏิบัติการจึงมีความสนใจศึกษาวิธีการในการสังเคราะห์ข้อมูลการใช้จ่ายงบประมาณโดยนำข้อมูลการเบิกจ่ายงบประมาณในระบบ ERP มาจัดการข้อมูลในการแสดงสถานะทางการเงินเพื่อการบริหารงบประมาณโครงการ เพื่อให้ได้แนวทางการแสดงผลการเบิกจ่ายงบประมาณที่ง่ายต่อการตัดสินใจของผู้บริหารในการบริหารงบประมาณโครงการระหว่างปี